שילוב רגשות בשיח הארגוני

משבר הקורונה מחדד את הצורך של ארגונים למקד תשומת לב מיוחדת באנשים. כמנהלים, הכוונה היא לא רק לעובדים, אלא גם ללקוחות, שותפים, ספקים, בעלים. כאשר אנחנו מתמקדים בקהל יעד כלשהו, השאלות שצריכות לעניין אותנו הן איך הוא מרגיש, מה אני יכול לעשות כדי לתמוך בו, ומהו המידע שהוא זקוק לו כדי לפעול.

בתקופה כזו קשה לנו לדעת איך אנשים שאיתם או מולם אנחנו עובדים חווים את המשבר, ולא כל אחד מוכן לשתף ביוזמתו את הקשיים. לכן, כאשר מדובר למשל בעובדים, חשוב לעודד אותם לשתף דוגמאות וסיפורים על בדידות, על בעיות של חוסר איזון בין העבודה לחיים האישיים, על מחסור באמצעים הנדרשים למילוי משימות וכד'.

איך עושים את זה? נותנים לעובדים תחושה שהם יכולים לשתף חוויות אישיות, מקצים יותר זמן להביע רגשות, מעודדים שיח בין העובדים. הטריגר לשיח כזה יכול להיות חיובי, כדי לא להרתיע אותם משיתוף. לדוגמה, מבקשים מהם להעלות רעיונות וטיפים איך להתמודד עם קשיים שונים. ארגונים גם חייבים לתת כיום עדיפות עליונה לבריאות הנפשית של העובדים, לשים לב לתופעות של חרדה ולתסמינים נפשיים אחרים.

ערוצי התקשורת הפנים ארגונית צריכים להיות מותאמים לאופי המסרים ולקהל היעד. אחת הטעויות שאנחנו עושים נובעת מהמחשבה שהתקשורת שמתאימה לנו היא מעין תקשורת גנרית שמתאימה גם לאחרים, אבל במציאות אנשים מושפעים מערוצי התקשורת בצורה שונה. במפגשי צוות במשרד התרגלנו לפורמט קבוע שכבר עובד שנים. אבל אין זה אומר שאם נעביר את המפגש לשיחת וידאו נקבל אותה תוצאה. כל מי שהתנסה בשיחות וידאו בחצי השנה האחרונה כבר למד שהקשב שונה, מעורבות המשתתפים שונה, ואנחנו מגלים שהמסרים לא תמיד עוברים.

אפשר להתמודד עם האתגרים האלה בדרכים פשוטות. לדוגמה, להוסיף מייל מקדים לפני שיחת הווידאו ומייל מסכם אחריה, לתכנן סבב שאלות יזום, לשתף את המשתתפים בהקלטה של השיחה, והכי חשוב – לעבור לתקשורת שמבוססת על סיפורים, כדי לתמוך בקשב רציף. שימוש בסיפורים נכון למפגשים במקום העבודה ונכון שבעתיים בתקשורת וירטואלית.

עוד גורם חשוב הוא התאמת המדיום למסר. כפי שאנחנו יודעים שמייל זה ערוץ רשמי יותר וצ׳אט (כמו וואטסאפ, Slack וכד') הוא פחות רשמי, אנחנו צריכים לשאול את עצמנו מתי נדרש מפגש וידאו ומתי אפשר להסתפק בערוצים אחרים, או איך לשלב בין כולם.

צ'אט מתאים לעדכונים קצרים, מסוג לידיעתך…, וכאשר אנחנו זקוקים להתכתבות במתכונת הלוך-חזור. מייל יכול להיות מפורט וארוך יותר ומאפשר להעביר מידע. באופן כללי ניתן לומר כי הצורך לעבור משימוש במייל לשיחת וידאו עולה כאשר המרכיב האנושי חשוב יותר. כלומר, כאשר אנחנו צריכים להעביר מסר מורכב שמחייב מעורבות רגשית. רגש, שהוא כידוע אחד היסודות של סיפור, עובר בשיחה פרונטלית או בתחליף הווירטואלי שלה. במייל קשה להעביר אותו או שהוא מתפרש באופן לא נכון.