עידן הפגישות הקצרות

תקופת משבר הקורונה גורמת לארגונים רבים לבחון מחדש את האופן שבו מתנהלת העבודה והתקשורת הארגונית. זה הזמן לשאול, האם יומנים עמוסים בפגישות, שנושקות זו לזו, רבות מהן כלל לא רלוונטיות, ותיבת מייל עמוסה בהודעות שדורשות תשומת לב – הם באמת תנאי הכרחי לאפקטיביות של מנהלים ועובדים. השאלה הזו מתעוררת גם לאור הצורך לשלב עבודה מרחוק, המבוססת על שיחות וידאו ומהווה אתגר חדש בתחום הניהול, עם המשך השגרה במקום העבודה.

דונה מקג'ורג', מחברת הספר "The 25 Minute Meeting", שפורסם ב-2018, ערכה בתהליך הכתיבה משאל בפייסבוק שבו ביקשה מאנשים לכתוב מהו הדבר שהם שונאים בפגישות שנערכות במסגרת העבודה. מגוון התשובות כלל בין היתר: משתתפים שמאחרים, מגיעים לא מוכנים, כאשר לא מקבלים את האג'נדה בזמן, כדי להתכונן, או שלא מקבלים אותה בכלל, מזמינים משתתפים לפגישת הכנה לפגישה ואחר-כך לפגישה נוספת אחריה, כדי לדבר על תוצאות הפגישה… אנשים שעסוקים בטלפון שלהם, מנהלים שנוהגים להגיע באיחור אחרי שכל העובדים כבר נוכחים, שני משתתפים שמשתלטים על זמן הפגישה בדיון לא רלוונטי שיכול להתקיים ביניהם בזמן אחר ועוד חוויות מעצבנות שמוכרות לרבים.

מקג'ורג' טוענת שרוב הפגישות בעולם העבודה נמשכות שעה, אבל כוללות רק 25 דקות של עבודה אפקטיבית. זה למעשה הזמן שנותר אחרי שמורידים איחורים, פטפוטי סרק, עדכון משתתפים לא מעודכנים על האג'נדה, הסחות של טלפונים וכד'. התוצאה היא שרבים מעבירים את יום העבודה שלהם ברצף של פגישות, ובסוף היום, במקום להתפנות לבילוי עם בני המשפחה, נאלצים להשלים עבודה שלא הספיקו לבצע או לענות למיילים שנותרו ללא מענה. בנוסף, כאשר ארגונים מחשבים את זמן העבודה שהולך איבוד בפגישות לא אפקטיביות מגיעים להיקפים שעולים לארגון הרבה מאוד כסף.

לכן, כדי להפוך את הפגישות לאפקטיביות היא ממליצה לצמצם אותן ל-25 דקות – פגישה קצרה, חדה ופרואקטיבית שמשיגה תועלת רבה יותר בזמן קצר יותר. קודם כל צריך לברר אם הפגישה בכלל הכרחית. מקג'ורג' מעריכה כי שני-שלישים מהפגישות אינן נחוצות. במקרים רבים נמצאים בהן האנשים הלא נכונים, משתתפים שאינם יכולים לקדם את הנושא שלשמו כונסה הפגישה, או שמוזמנים לפגישה יותר מדי אנשים (היא ממליצה להגביל את מספר המשתתפים לחמישה).

היכולת להעביר מסרים נפגעת גם מתופעות מוכרות כמו: מעבר רצוף מפגישה לפגישה שגורם לרבים קושי להתארגן מחשבתית לפגישה הבאה, וכמובן פגישה שבה מישהו מקריא תוכן של שקפים שמוצגים למשתתפים.

התזה של מקג'ורג' מגבירה את הצורך בכלים שיאפשרו להעביר מסרים בזמן קצר, וכדי שזה יקרה חייבים להשתמש בסיפורים ודוגמאות באופן מתכונן. כלומר, להכין מראש סיפורים ודוגמאות שיתמכו במסרים שלכם – ועדיף מעט מסרים והרבה דוגמאות מאשר מצב הפוך.

זה גם המקום להזכיר כי אפשר לשנות את סדר הצגת הטיעונים – כלומר לפתוח בסיפור ובדוגמה ואחר כך להציג את הטיעון שהם מדגימים. מבנה ההצגה הזה מאפשר להתמודד עם האתגר לפצח התנגדויות, שהן תופעה טבעית.

רבים נוטים לחשוב שרק אם יציגו את העובדות ה"נכונות" – המאזינים (עובדים, לקוחות או מחזיקי עניין אחרים) ישתכנעו. אבל במקרים רבים מתרחשת תופעה הפוכה: הצגת עובדות שנועדו לחזק את העמדות שלנו רק גורמות למאזינים להתחפר עוד יותר בעמדותיהם.

במצב כזה, כאשר מגיעים לשלב הדוגמאות, שום סיפור או דוגמה כבר לא ישכנעו את המאזינים לקבל דעה אחרת. בהצגה הפוכה – כאשר מתחילים מסיפור ואחר-כך מציגים את הטיעון – זה יכול להוביל את המאזינים לבחון את המציאות והעובדות שמוכרות להם באופן שונה ולצמצם התנגדויות.