מה היה קורה אם היו אוסרים עלינו להשתמש בפאוור פוינט או בכל תוכנת מצגות אחרת? זה היה מחייב אותנו לתכנן את המצגות במבנה נרטיבי ולשלב בהן סיפורים אישיים עם מסרים רלוונטיים לאלה שנרצה להעביר לקהל
האם תהיו מוכנים לוותר על פאוור פוינט? מנכ"ל אמזון, ג'ף בזוס, כבר עשה את זה בשנה האחרונה ובישר באיגרת השנתית לבעלי המניות בחברה, כי באמזון הפסיקו להשתמש במצגות פאוור פוינט. במקום זאת, עובדי החברה נדרשים לכתוב תזכירים בני שישה עמודים שאותם קוראים (בדממה) כל המשתתפים ב-30 הדקות הראשונות של המפגש, ואחר-כך מקיימים עליהם דיון.
בזוס העיד כי התזכירים האלה לא תמיד מוצלחים, ולכן המסר שהוא העביר למנהליו היה: תשקיעו, תחשבו טוב על המסמך הזה, אל תנסחו במהירות. תכינו טיוטה, תנו לה לשכב לפרק זמן מסוים, אחר-כך תחזרו אליה, תנו לעמיתים שלכם לקרוא, תקנו, ורק לאחר מכן תפיקו את המסמך הסופי לקראת הפגישה.
התזכירים האלה מאפשרים לכל משתתפי הפגישה ליישר קו ולהתחיל אותה עם בסיס ידע זהה. לדעת חסידי השיטה, זה מגביר את הסיכויים לקיים דיון פורה יותר, תוך התמקדות בשאלות שעולות מהמסך, ולא לבזבז זמן מיותר על הבנת שקפים במצגת. בנוסף, התזכירים האלה יכולים לסייע לעובדים שלא נכחו בפגישה לתעדכן בתכנה, וגם כמובן לכאלה שהשתתפו וירצו בהמשך לחזור ולקרוא את עיקרי הדברים. הרבה יותר קשה לשחזר ולהיזכר בתכנים כאלה מתוך מצגת.
הבעייתיות של מצגות פאוור פוינט ככלי מקובל לליווי פגישות מוכרת, בעיקר מצגות שעמוסות בבולטים (Bullet Points), גרפים צפופים וכד'. אבל בזוס וגם מנהלים אחרים מבינים בשנים האחרונות, כי הבעיה לא תיפתר רק בוויזואליזציה אטרקטיבית יותר.
הטענה של מתנגדי הפאוור פוינט (או תוכנות אחרות לבניית מצגות) היא שקיים מיקוד יתר בתהליך הטכני של בניית המצגת – מיקוד שמסיט לעיתים את תשומת הלב מהמסרים העיקריים שרוצים להעביר, והתוצאה היא שמצגת פאוור פוינט פחות אפקטיבית בהעברת מסרים.
אבל, כאמור, כפי שבזוס כבר גילה מאז שאסר על פאוור פוינט, איכות התזכירים שכותבים בארגון לא בהכרח אחידה. היכולת להציג ניסוח בהיר ותמציתי של טיעונים משכנעים אינה תכונה מולדת. צריך ללמוד איך יוצרים זרימה נרטיבית שתסייע לקוראים להבין את המסרים המרכזיים. אם זה לא עובד, יתבזבז זמן יקר בחלק הראשון של הפגישה, כדי לוודא שכולם מבינים את המסרים העיקריים והאפקטיביות שלה תיפגע.
אז האם צריך לוותר פאוור פוינט? לא חייבים. זה יכול להיות כלי עזר יעיל שיסייע לכם בהעברת המסר, אבל לפני שאתם מתחילים לבנות את המצגת, אני מציע לכם את התרגיל הבא: תחשבו מה היה קורה אם היו אוסרים עליכם להשתמש בפאוור פוינט או שמסיבה טכנית כלשהי זה לא אפשרי – איך הייתם מעבירים את המסרים שלכם?
הדרך הכי טובה להתמודד עם התרגיל הזה היא להתייחס למצגת כסיפור. תחילה לבנות את המסר המרכזי שנרצה להעביר לקהל במבנה נרטיבי – לחשוב איך ולאן רוצים להוביל אותו. כאשר היעד הזה ברור, אפשר להוביל אליו באמצעות מספר סיפורים אישיים שמפזרים לאורך המצגת. זה מאפשר לקהל להיות שותף בחוויה שאתם עברתם. חשוב כמובן שהסיפורים יהיו רלוונטיים למסרים שרוצים להעביר, ולא לשלב סיפורים רק כי זה מומלץ.
בנוסף לרלוונטיות, חשוב שיהיו בסיפור עוד שני מרכיבים: אלמנט מפתיע כלשהו, משהו שהקהל לא מצפה לו, ורגש. הדרך הטובה להעביר רגשות היא פשוט להשתמש במילים שמביעות רגשות, כמו כועס, נרגש, מתוסכל, גאה, מותש, לחוץ, מופתע, שמח, נבוך, מעריך, מזועזע וכד'.
עכשיו אפשר לחזור לקובץ הפאוור פוינט וליצור שקפים יפים שישרתו את הסיפור.
נעים להכיר - אודי נחשון
אני מאמן, יועץ ומרצה – מתמחה בשיפור היכולת של מנהלים להתחבר, להשפיע, לתקשר הצלחות ולהוביל אסטרטגיה ושינוי, באמצעות שימוש ב-Storytelling.
החיבור בין סיפורים אישיים לבין מסרים עסקיים וארגוניים הוא אחד הכלים הניהוליים היעילים ביותר בפעילות היום-יומית מול עובדים, לקוחות ומחזיקי עניין אחרים – במטרה לקדם עסקים וארגונים ולפתור בעיות ניהוליות.
אני שותף בחברה הבינלאומית Anecdote, שהכשירה עד כה אלפי מנהלים ברחבי העולם להנהיג בעזרת Storytelling.
הבלוג "מנהלים עם Storytelling" נועד להעשיר ולשתף מידע וידע בתחום הזה, ואשמח לענות על כל שאלה.
ליצירת קשר: