להספיק יותר בפחות זמן

אנחנו חיים בתרבות שמדגישה פרודוקטיביות, קוראים ספרים שמלמדים אותנו איך לבצע דברים ביעילות וחולמים על שבוע עבודה קצר. כדי שדברים יתבצעו, אנחנו נוהגים לומר שהמפתח הוא ניהול זמן, ועל סמך זה מניחים שאם רק היינו יכולים לנהל טוב יותר את הלו"ז, הפרודוקטיביות שלנו היתה משתפרת פלאים.

אדם גרנט, פרופסור לפסיכולוגיה בבית הספר וורטון למנהל עסקים בפנסילבניה, טוען שלאחר שני עשורים של מחקר בנושא הפרודוקטיביות, הוא הגיע למסקנה שניהול זמן אינו הפתרון, ולמעשה הוא חלק מהבעיה…

השאלה שהוא נשאל הכי הרבה היא: איך אני יכול לעשות יותר? האמת, אומר גרנט, היא שאני לא מרגיש מאוד פרודוקטיבי. אני לא עומד בציפיות של מילוי המשימות שלי.

במהלך הפסקה בשיעור מנהיגות, פנה אליו אחד המשתתפים וסיפר שהבוס שלו אמר לו שהוא צריך להיות יותר פרודוקטיבי, אז הוא החליט לנתח במשך מספר שבועות את ניהול הזמן שלו. "כבר הפחתתי את מספר הפגישות שאינן הכרחיות, ולא מצאתי שום פעילות שניתן להסיר מהלו"ז שלי. זה אולי יישמע כמו בדיחה, אבל הרעיון היחיד שיש לי הוא לשתות פחות מים, כדי שלא אצטרך ללכת לשירותים הרבה פעמים".

ניהול זמן נכון אינו מתכון לפרודוקטיביות. יש מספר מוגבל של שעות ביום והתמקדות בניהול זמן רק גורמת לנו להבין כמה מתוך השעות האלה בזבזנו. גרנט טוען, שאפשרות עדיפה על ניהול זמן היא ניהול תשומת הלב והקשב שלנו. אם נתעדף את האנשים והפרויקטים החשובים, אלה שעושים עבורנו את ההבדל, אין זה משנה באמת כמה זמן נקדיש לפעילות.

הנוסחה שלו לניהול מוצלח של תשומת הלב והקשב היא היכולת שלנו לגרום לדברים להתבצע מהסיבות הנכונות, במקומות הנכונים ובזמנים הנכונים.

מה משפיע על פרודוקטיביות? מחקרים מצביעים לדוגמה על קשר למזג האוויר ומראים שבאקלים קודר וגשום רמת הפרודוקטיביות של העובדים עולה. הם פחות מוסחים ומבצעים אותן משימות בזמן קצר יותר.

ניהול זמן יוצר לעיתים קרובות בעיות ומתסכל. אתה מקציב לעצמך זמן לביצוע משימה מסוימת, ואז מגלה שאתה תקוע, לא הספקת כמעט כלום, והזמן עובר. זה חושף את העובדה כי לעיתים קרובות חוסר היעילות שלנו במהלך העבודה אינו נובע מבעיה של ניהול זמן אלא תוצאה של מוטיביציה נמוכה. צריך לזכור שהאתגרים המרכזיים בניהול זמן הם מול אותן משימות שאנחנו פחות אוהבים לבצע.

אם פרודוקטיביות היא המטרה, אנחנו חייבים להתבסס על כוח הרצון כדי לדחוף את עצמנו למלא את המשימה, וזה לא תמיד עובד. כדי שזה יעבוד, טוען גרנט, הפוקוס צריך להיות שונה. אם תחשבו מה מלהיב במשימה שאתם צריכים לבצע ולמי היא יכולה להועיל, יש סיכוי שתישאבו לתוכה. כלומר, נהיה במצב שבו הפעילות עצמה היא שמניעה אותנו להיות פעילים. מגדירים את זה כמוטיבציה אינהרנטית.

בין אם אתם מאמינים כי הפתרון הוא בניהול זמן נכון ובין אם אתם דוגלים בשיטות של גרנט להתמקד בניהול תשומת הלב – השאלה היא איך מעבירים את המסרים האלה למנהלים ולעובדים.

אז כמו בכל אתגר של הפיכת מסרים מופשטים למובנים וברורים, השיטה היא באמצעות שימוש בסיפורים, וכדי למצוא אותם תחשבו על מספר שאלות שיעוררו סיפורים כאלה. לדוגמה, מתי נתקלתם במצב שבו יעילות היתה הגורם העסקי שבאמת עשה את ההבדל, או: האם ביצעתם פעם שיפור שגרם לחיסכון בזמן ובמאמץ? האם עמדתם פעם בפני בחירה בין "מספיק טוב" ל"מושלם"? מה קרה? כאשר אתם שואלים את עצמכם או אחרים שאלות מהסוג הזה, יש סיכוי מצוין שתמצאו את הדוגמאות שיעזרו לכם להיות יותר פרודוקטיביים.