הטכנולוגיה הקיימת מאפשרת לכל הארגונים לתקשר באמצעות שיחות וידאו בעלויות נמוכות. איך מתכוננים למפגשי וידאו, איך מעבירים במהלכם מסרים באופן יעיל, ומדוע שימוש בסיפורים ודוגמאות אפקטיבי יותר בערוצים האלה. כל הדרכים וטיפים לעבודה מוצלחת מהבית
בעידן שבו עבודה כבר מזמן הפכה מ"מקום" ל"מה שאנחנו עושים", נעשה שימוש גובר בערוצי תקשורת שמחברים עובדים מרחוק גם בימי שגרה. עתה, כאשר ארגונים ועסקים רבים נערכים לאפשרות של צמצום דרסטי בהגעה למקומות העבודה, בגלל התפשטות נגיף הקורונה – העבודה מהבית הופכת לאפשרות מועדפת ואולי הכרחית.
המצב החדש מחייב ארגונים ועובדים, בעיקר אלה שאינם מורגלים בעבודה מהבית, להיערך במהירות להתנהלות יעילה במתכונת הזו. איכות העבודה מהבית מושפעת מגורמים שונים, כמו משמעת עצמית והתמודדות עם אתגרים של ניהול זמן. אבל מבחינת הארגונים, אחת המשימות החשובות היא לשמר את יכולת העבודה המשותפת והעברת המסרים מרחוק, כאשר לא ניתן לבצע ישיבות צוות, ראיונות, מצגות, כנסים וכד'.
איך מנהלים העברת מסרים יעילה כאשר העובדים נמצאים בבית?
עדיפות לתקשורת וידאו: בהתייעצויות דחופות ניתן להסתפק בשיחות ועידה קוליות, אבל את מפגשי הצוות הקבועים, הראיונות וכל המפגשים שנקבעים מראש מומלץ לקיים בשיחות וידאו. חברות גדולות, בעיקר גלובליות, מורגלות יותר בתקשורת כזו ובדרך כלל גם מצוידות בטכנולוגיה המובילה בתחום. אבל הטכנולוגיה הקיימת מאפשרת כיום לכל ארגון, כולל לעסקים קטנים, לנהל מפגשי וידאו כאלה בעלויות נמוכות מאוד, כולל שילוב מצגות. מומלץ גם להשתמש באפשרות שנותנים ספקי שירותים כאלה להקליט את המפגשים, כך שעובדים שלא השתתפו (או כאלה שהשתתפו ורוצים לשחזר תכנים) יוכלו לצפות במפגש.
נא להתנהג בהתאם: אל תאמינו לאגדות על אלה שיושבים מול מצלמת האינטרנט בבית עם ז'קט מחויט ומתחתיו מכנסי ספורט או פיג'מה. האווירה הנינוחה בבית משפיעה, מבלי שתרגישו, על אופן ההתנהגות שלכם בשיחות וידאו, וזה עלול ליצור רושם מוטעה על המשתתפים האחרים. לכן, מומלץ להתייחס למפגשי הווידאו מהבית כאילו היו מפגשים במקום העבודה, כולל הופעה מסודרת. העובדה שבמקרים רבים, כאמור, השיחות מוקלטות, רק מגבירה את הצורך בהופעה תקנית. לא תרצו שהשיער הפרוע שלכם יונצח לתמיד בווידאו הארגוני.
מצגת קצרה ופשוטה: כאמור, אפשר לשלב במפגשי וידאו מצגת שכל המשתתפים יוכלו לראות תוך כדי השיחה, אבל קחו בחשבון את מגבלות המדיום. לכן, רצוי שהמצגת תהיה קצרה ופשוטה ככל האפשר. אם יש לכם מצגת שתכננתם להראות במשרד, בצעו בה את השינויים הנדרשים. בשיחות וידאו אין משמעות לאנימציה ולפעלולי פירוטכניקה, אלא רק לשקפים פשוטים שיכולים להסביר ולתמוך במסרים.
המלצה נוספת היא לשלוח את המצגת לפני תחילת המפגש לאחד המשתתפים האחרים, למקרה של שיבוש טכני כלשהו שימנע מכם להציג את המצגת, כך שהוא יוכל להעלות אותה במקומכם.
מבט ישיר למצלמה: חשוב שהדוברים ישמרו על מבט ישיר למצלמת האינטרנט, שמחזק את הנוכחות האישית ומסייע בהגברת הקשב של המשתתפים. אתם יכולים לשים מולכם (לא לצידכם!) פתק עם הערות חשובות, כדי לא לשכוח נושאים חשובים שתרצו לדבר עליהם.
סטוריטלינג כתרופה להסחת דעת: אחת הבעיות של דוברים בשיחות וידאו היא יכולת פחותה לעקוב אחרי רמת הקשב של המשתתפים. כאשר המשתתפים יושבים יחד בחדר הישיבות, הדובר יכול לראות תופעות כמו קוצר רוח ופזילות תכופות לטלפונים, להבין שהוא מאבד אותם ולהגיב בהתאם. במפגשי וידאו, גם כאשר הדובר רואה על המסך מולו תמונות ממוזערות של כל המשתתפים, יכולת האבחנה הזו נפגעת. מהצד השני, הימצאות המשתתפים בסביבה הביתית עלולה להגביר את ההסחות אצלם.
הפתרון לכך הוא שימוש בסיפורים ודוגמאות שמגבירים את רמת הקשב ומאפשרים למשתתפים לזכור את התכנים החשובים. הניסיון מלמד שהימצאות בסביבה ביתית יכולה לעודד שיתוף סיפורים, כי המשתתפים מושפעים פחות מהאווירה הרשמית שמשרה מקום העבודה. אבל חשוב שבסיפורים האלה יהיו המרכיבים הנדרשים, כולל רגש ואלמנט מפתיע כלשהו, ובעיקר שתהיה להם משמעות לעולם העבודה ולמסרים הספציפיים שרוצים להעביר במפגש, ולא סיפורי רכילות שאינם קשורים לנושא.
נעים להכיר - אודי נחשון
אני מאמן, יועץ ומרצה – מתמחה בשיפור היכולת של מנהלים להתחבר, להשפיע, לתקשר הצלחות ולהוביל אסטרטגיה ושינוי, באמצעות שימוש ב-Storytelling.
החיבור בין סיפורים אישיים לבין מסרים עסקיים וארגוניים הוא אחד הכלים הניהוליים היעילים ביותר בפעילות היום-יומית מול עובדים, לקוחות ומחזיקי עניין אחרים – במטרה לקדם עסקים וארגונים ולפתור בעיות ניהוליות.
אני שותף בחברה הבינלאומית Anecdote, שהכשירה עד כה אלפי מנהלים ברחבי העולם להנהיג בעזרת Storytelling.
הבלוג "מנהלים עם Storytelling" נועד להעשיר ולשתף מידע וידע בתחום הזה, ואשמח לענות על כל שאלה.
ליצירת קשר: