קפה מקרב בעבודה מרחוק

בשוודיה יש לזה שם – Fika: פסק זמן לקפה, לעיתים עם עוגיית קינמון, עוגיית הל או פצצת מתיקות אחרת, אבל אפשר גם בלי. Fika עושים עם בני משפחה, חברים או עמיתים לעבודה. מבחינתנו, קפיצה למטבחון במשרד או גיחה קצרה החוצה זה רק פסק זמן בשגרת העבודה, אבל השוודים לוקחים את הפסקת הקפה שלהם הרבה יותר ברצינות. יום עבודה שוודי כולל בדרך כלל פעמיים Fika בנוסף להפסקת צהרים.

במקום העבודה, ללא קשר למיקום על מפת העולם, הפסקות הקפה הן בדרך כלל ספונטניות. קולגה משולחן או מחדר סמוך שואל אותנו אם נרצה להתאוורר, ואם זה מתאים, אנחנו נענים. לעומת זאת, כאשר עובדים מהבית הספונטניות הזו נעלמת, ולכן צריך להקדיש מחשבה איך ליצור חיבורים לא פורמליים עם עמיתים לעבודה. זה חשוב כדי למנוע תופעות של בדידות, אבל לאוורור ולאינטראקציה החברתית, במהלך הפסקות הקפה, יש עוד תפקיד: זה הזמן שעמיתים לעבודה משתפים סיפורים שיכולים להפוך לכלי תקשורתי – סיפורים שיכולים לעזור לנו להעביר מסרים.

לכן, חשוב לשמר בדרך כלשהי את מפגשי הקפה גם כאשר הם יכולים להתבצע רק בשיחות וידאו. איך עושים את זה? בחברות עם פריסה גלובלית שמורגלות בעבודה מרחוק עוד לפני עידן הקורונה ממליצים לקיים מפגשי קפה וירטואליים על בסיס יומי, ועכשיו, כאשר עבודה מרחוק מתרחשת גם בזירה המקומית, כל ארגון יכול לאמץ את הרעיון. מומלץ שמספר המשתתפים לא יעלה על שניים-שלושה, כמו ברוב הפסקות הקפה שעושים במקום העבודה.

כדי להפוך את מפגשי הקפה להרגל, אפשר להשתמש בכלי התקשורת הפנים-ארגוני כדי לתאם זמן, ולהנהיג התנתקות מטלפונים, מיילים ושאר מסיחי דעת. לדוגמה, ארגונים שמשתמשים בפלטפורמת העברת המסרים המיידיים Slack יכולים לאמץ את אחת האפליקציות שלה (Donut) שעוזרת לחבר גם עובדים שאנחנו פחות מכירים במפגשים וירטואליים שיכולים להוביל גם לקפה פנים-אל-פנים. אפשר לקבוע שפעם בכמה שבועות האפליקציה תחבר שני עובדים ממחלקות ו/או טריטוריות שונות בארגון, כדי לעודד אותם להציע אחד לשני מפגש וירטואלי של חצי שעה לקפה (עם או בלי דונאטס…).

איך מתחילים? אפשר למשל להתחיל את המפגש כאשר כל אחד מהמשתתפים מציג את ספל הקפה שלו למצלמה. זה עוזר לחבר את כולם, ותתפלאו שאפילו על הספל עצמו אפשר לעיתים לספר סיפורים מעניינים, כמו על כל חפץ מקרי אחר שנמצא בסביבת העבודה שלכם, במשרד או בבית.

על מה מדברים? זה הזמן לדבר על סרט שראיתם, ספר שקראתם, מתכון שבישלתם או כל דבר שצץ לכם בראש. בקיצור, על כל דבר שאינו קשור ישירות לעבודה. כדאי למצוא דרך לשמור על אווירה לא רשמית בשיחות האלה, כפי שזה קורה במקום העבודה, כי לאנשים יש נטייה להיפתח ולשתף יותר בשיחות קפה, ומומלץ שזה יישמר גם כאשר השיחות מתנהלות בערוצי און-ליין. אם אתם משתמשים בזום, תבחרו באפשרות לראות את כל המשתתפים בשיחה בריבועים בגדול זהה, כדי לדמות כמה שיותר מצב של ישיבה סביב שולחן בעבודה או בבית קפה. כידוע, בפורמט הזה מסגרת התמונה של כל דובר מוארת בזמן שהוא מדבר, וזה מסייע לצמצם תופעות של התפרצות לדברים של אחרים.

כאמור, הספונטניות בייזום המפגש עצמו יורדת, בגלל המרחק הפיזי בין המשתתפים, אבל אין זה אומר שאי אפשר להפיק תועלת מהפסקות קפה בזום גם כאשר הן מתוכננות מראש. תחשבו על סיפורים שסיפרתם או שמעתם במפגשים האלה. אם אפשר למצוא בהם משמעות בעולם העבודה, הרווחתם עוד כלי להעברת מסרים בעתיד, ואם לא – הרווחתם חיבור טוב יותר לעמיתים בעבודה.