איך (לא) להציג מצגת

כאשר אני מדבר על החשיבות של סיפורים ככלי להתחבר ולהעביר מסרים, רוב האנשים מזהים את הצורך בכישורים האלה בהצגת מצגות. בהסתכלות המקובלת בעולם הארגוני, מצגת היא משימה מוגדרת ומובנית לצורך העברת מסרים. מי שעוקב אחרי הבלוג הזה, יודע כי השימוש ב-Storytelling הוא הרבה יותר רחב מאשר לצורך הצגת מצגת, אבל הפעם בכל זאת אתעכב קצת על מצגות.

הרשת עמוסה באין ספור מאמרים, סרטונים וטיפים איך להעביר מצגת באופן מוצלח, וזו בהחלט מיומנות חשובה. לדוגמה, גאי קוואסקי, יזם, גורו שיווק ומחברם של מספר רבי-מכר, הגדיר את כלל 10/20/30: מצגת צריכה לכלול מקסימום 10 שקפים, הצגתם צריכה להימשך לא יותר מ-20 דקות (את שאר הזמן צריך להקדיש לשאלות ודיון), ואסור שגודל הפונט בכל שקף יהיה קטן מ-30.

נזכרתי בהמלצה של קוואסקי כאשר קראתי פוסט של דייב מאק, ב-Presentation Blogger, על 20 העצות הגרועות ביותר שניתנו בנושא כישורי הצגת מצגות. ברשימת העצות הגרועות הוא מזכיר את כלל 6 על 6, כלומר לא יותר משש מילים בשורה ולא יותר משש נקודות (Bullet points) בכל שקף, או כלל 20/20 (20 שקפים, 20 שניות כל אחד), וגם המלצות מסוג: תתרכזו בקהל שנמצא מאחור ולא ביושבי השורות הראשונות, או שמרכיב היסוד במצגת הוא מה שאתה אומר.

הניסיון מלמד שחשוב יותר איך אומרים מאשר מה אומרים, כי אפשר להציג תכנים מעניינים בצורה יבשה ומשעממת, ובמקום לספור מילים ושקפים, כדאי להתרכז בשילוב של סיפורים שיעבירו את המסרים בצורה הטובה ביותר וישמרו על הערנות של המאזינים לכל אורך המצגת. היתרון של סיפורים הוא ביכולתם להעביר רגשות, ולרגש יש תפקיד מרכזי בעברת מסרים.

סיפור טוב גם יכול לחפות על חסרונות ופגמים בכישורי ההופעה. אחת ההמלצות הנפוצות היא לא להיות תקוע במקום אחד (כאשר מציגים משהו באורך של יותר מחמש דקות), אבל כאשר הסיפור מרתק אתכם, פחות תשימו לב אם המציג תקוע במקום או מסתובב. הזכרתי כאן בעבר את מייסד אינדיגו בני לנדא, שריתק במשך כחצי שעה מאות אנשים בסיפור מעורר השראה, בלי שקפים וכאשר הוא צמוד לפודיום.

למעשה, כאשר ניגשים להכנת מצגת צריך להתייחס לשלושה דברים: מי הקהל שבפניו אתם מציגים, מהן המטרות של המצגת, ומהם הנושאים שחשוב לכם לדבר עליהם. כדאי לחשוב על הדברים האלה לפני שפותחים קובץ פאואר פוינט או כל תוכנת מצגות אחרת. אם הדבר הראשון שתעשו הוא לפתוח קובץ מצגת, יש סיכוי גדול יותר שהיא תהיה פחות מוצלחת, כי החשיבה שלכם תתנהל דרך השקפים.

סיפורים גם יכולים לסייע בהפחתת בעיית הפחד מול קהל. אל תתרשמו מאלה שאומרים שאינם חוששים. 80% מאלה שמופיעים בפני קהל אומרים שהם מפחדים, ו-20% סתם משקרים.

ואחרי שהתגברנו על הפחד והמצגת שלנו מוכנה, כדאי להזכיר עוד עיקרון חשוב: כל בעל תפקיד ניהולי, בכל רמה ובכל תחום, צריך לשאול את עצמו האם הוא רוצה להיות פרזנטר טוב יותר או מתקשר (Communicator) טוב יותר. אין פסול ברכישת מיומנות להציג, אבל המטרה החשובה יותר היא להיות Communicator: ליצור חיבורים עם אנשים, להשפיע ולשנות עמדות, להוביל אסטרטגיה, להעניק השראה, לתקשר סיפורי הצלחה – וסיפורים הם אלה שיעשו לכם את העבודה